Nos références dans le secteur public
Voici quelques réalisations qui illustrent l'utilisation de FormPublisher pour créer des services d'administration en ligne à forte valeur ajoutée. Elles démontrent la capacité de J-Way à créer des guichets électroniques et à gérer des processus administratifs à base de SmartForms.
La technologie J-Way a permis à chacun des projets décrits ci-après de créer de nouveaux services en respectant les 7 clés d'un service public en ligne réussi :
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privilégier le service à l'utilisateur;
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améliorer le taux de conformité lors du remplissage des formulaires;
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réduire les coûts;
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accroître la productivité;
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démarrer et évoluer rapidement;
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pérenniser et fiabiliser les processus administratifs;
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mutualiser les efforts pour mettre en œuvre rapidement des nouveaux services.
EASI-WAL (Gouvernement Wallon)
Le portail des formulaires de Wallonie est géré par le Commissariat EASI-WAL ( http://easi.wallonie.be/ ) dont les principales missions sont les suivantes :
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la coordination générale et transversale des actions menées par le Gouvernement Wallon. Elles visent la simplification administrative, l'informatisation des processus et l'e-gouvernance (gouvernance en ligne);
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l'exploration de toutes les opportunités de simplification et d'informatisation des procédures, d'amélioration de la lisibilité des textes dans un souci de qualité du service et de l'information vers les utilisateurs.
FormPublisher a permis de mettre en ligne environ 200 formulaires, dont certains en deux langues. Ces formulaires touchent à la gestion quotidienne de la vie des citoyens et entreprises (énergie, déchets, emploi, ....) wallons. Ils évoluent régulièrement. La plupart des formulaires peuvent être signés électroniquement, beaucoup sont connectés avec le back office.
Marc Eloy (Chef de projet): Les délais et le coût de fabrication d’un formulaire ont été considérablement réduits. Le délai de réalisation de 4 formulaires complexes (pour un total de 100 pages) était anciennement d’environ 5 mois alors qu’avec le nouvel outil (FormPublisher), le travail a été réalisé en environ 15 jours.
Contexte d'intégration :
Serveurs Tomcat, Bases de données Oracle, Espace personnel spécifique.
Signature des formulaires via e-sign Box
Ville de Luxembourg
La capitale du Grand-Duché de Luxembourg se distingue par sa capacité à innover dans différents domaines. La Ville de Luxembourg a choisi FormPublisher pour créer, au moindre coût, des formulaires intelligents. Ils offrent un véritable service en ligne bilingue (français et allemand) à ses citoyens.
Depuis début 2009, plus de 50% de ces formulaires peuvent être signés électroniquement. En janvier 2010, plus de 100 SmartForms sont mis en lignes en français et allemand. La plupart de ces formulaires sont créés par une seule personne qui maîtrise toutes les dimensions du projet.
Contexte d'intégration :
Les formulaires sont déployés de sorte à fonctionner en Stand alone. Ils sont signables électroniquement en utilisant Luxtrust
Certains formulaires sont intégrés à HOTCITY et accessibles via SmartPhone
Etnic (Communauté française)
Etnic met en ligne des formulaires pour les différents pôles de compétence de la Communauté française de Belgique. Celle-ci gère principalement la culture, le sport, l'éducation. Ses bénéficiaires sont les francophones des régions wallonne et bruxelloise.
Les formulaires, créés par Etnic pour la Communauté française, sont destinés à différents contextes.
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formulaires autonomes accessibles à tous en ligne;
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formulaires intégrés à des processus internes complexes (intégrés avec Alfresco ou Typo 3);
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formulaires destinés à alimenter des bases de données;
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enquêtes complexes.
Les projets sont gérés par Etnic mais une grande partie des formulaires sont créés directement par des fonctionnaires non informaticiens de la Communauté française.
Contexte d'intégration :
Phase 1 de 2007 à 2011 : Serveur Tomcat, Accès aux services proposés via Typo 3, gestion des dossiers sous Alfresco, bases My.SQL, ETL Talend
Phase 2 à compter de 2012 : Serveur Tomcat, architecture SOAP, espace personnel sous Liferay, moteur de workflow Intalio, ESB Talend, Signature e-sign Box
Ville de Mons
La ville de Mons possède un passé historique et culturel remarquable mais est également résolument tournée vers l'innovation et les nouvelles technologies.
La Ville et le CPAS de Mons ont choisi la solution FormPublisher tant pour mettre en ligne des services à destination des citoyens que pour répondre aux besoins internes de gestion de processus administratifs en lien avec Alfresco.
Le CPAS de Mons a mis en place l'outil FormPublisher pour créer des processus administratifs à base de formulaires en lien avec Alfresco (bureau permanent, état civil, ....).
Les processus de la Ville de Mons se caractérisent par une grande complexité documentaire et réglementaire. Les SmartFormsJ-Way, associés à Alfresco, répondent de manière générique à la problématique de «gestion de dossiers administratifs». Cette solution sera facilement applicable à d'autres processus sans demander de développement spécifiques autre que la définition du processus et la création des formulaires.
Dans un second temps plusieurs formulaires seront accessibles aux citoyens, à l'instar de la solution mise en œuvre pour la Ville de Luxembourg.
La Ville de Mons et son consultant Torus sont les premiers clients de J-Way à avoir utilisé les SmartForms en lien avec Alfresco. Ils solutionnent la problématique de gestion des processus tant internes que liés à la gestion de la relation aux utilisateurs (GRU).
Contexte d'intégration :
Serveur Tomcat, repository Alfresco, docFlow Alfresco, connecteurs Rest.
Groupement Qualicité
Qualicité s’inscrit dans les objectifs du plan wallon "e-communes" et a lancé un projet de mutualisation pour mettre des applications au service de ses communes adhérentes (potentiellement 250). Ces applications concernent la gestion de la relation aux utilisateurs et, plus largement, tout processus de traitement des demandes des utilisateurs dans leur dimension front office et back office.
FormPublisher a été choisi comme outil unique pour déployer les formulaires liés à la gestion des processus internes et à la gestion de la relation aux utilisateurs de l'ensemble des communes adhérentes.
Plusieurs communes (Mons, La Louvière, Marche, ...) ont déjà mis en œuvre le processus de gestion des rapports au collège. Ce processus se caractérise par une grande complexité en s'appuyant sur les SmartForms J-Way et l'outil ISF de Software AG.
La solution mise en œuvre sera progressivement étendue à d'autres processus administratifs (urbanisme, état civil, ...) sans demander de développements spécifiques autres que la définition du processus (avec ISF, Alfresco, Plone, ...) et la création des formulaires.
Contexte d'intégration :
Serveur Tomcat, repository Alfresco, docFlow Alfresco, connecteurs Rest.
Office des publications (Union européenne)
L'Office des publications a pour mission de publier les marchés publics proposés par les 26 pays de l'Union européenne.
L'Office des publications avait besoin de créer rapidement et de mettre à jour les 14 formulaires qui permettent aux administrations des 26 pays de l'Union européenne de publier leurs marchés. Ces formulaires ont été mis à disposition en 23 langues.
Les formulaires très complexes sont créés et mis à jour dans une seule langue et automatiquement convertis dans les 22 autres langues. Certains jours, plus de 8 000 formulaires sont remplis dont certains comportent plusieurs centaines de lots . Début 2009, plus de 1 million de formulaires (soit plus de 20 millions de pages) ont été remplis et validés.
Contexte d'intégration :
Serveur Tomcat, intégration des SmartForms dans une plateforme spécifique de dématérialisation des marchés.
Communauté germanophone de Belgique
La Communauté germanophone de Belgique a choisi FormPublisher pour mettre en ligne différents formulaires tant au service direct des citoyens que pour les besoins internes de ses collaborateurs.
Contexte d'intégration :
Les formulaires sont déployés de sorte à fonctionner en Stand alone.
Etat de Genève
L'état de Genève a choisi la technologie J-Way en décembre 2010 comme meilleure solution pour motoriser sa stratégie d'administration en ligne.
Les formulaires seront intégrés au Socle architectural de l'Etat et seront utilisés tant par les citoyens pour leurs démarches en ligne que pour certaines procédures internes. A terme, près de 2000 formulaires devraient être créés.
Les critères qui ont motivé le choix de FormPublisher sont entre autres:
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la capacité donnée à des acteurs 'métier' de créer eux mêmes les formulaires;
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le rapport qualité /coût de la solution;
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la productivité de la solution (quelques heures suffisent pour créer un formulaire);
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la puissance de l'outil pour créer tout type de formulaire, même les plus complexes;
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la souplesse d'intégration des SmartForms générés par FormPublisher dans l'architecture de l'Etat.
Contexte d'intégration :
Serveur JBoss, Intégration à une plateforme de gestion des demandes via EJB, sécurité GINA.
Intégration à l'outil HPDIALOG pour la production des PDF
Etat Luxembourgeois
Le Grand Duché de Luxembourg a choisi la technologie J-Way en décembre 2011 comme solution pour motoriser sa stratégie d'administration en ligne.
Les formulaires seront intégrés au guichet unique de l'Etat et seront utilisés tant par les citoyens pour leurs démarches en ligne que pour certaines procédures internes notamment l'inscription aux sessions de formation de l'INAP. L'objectif est de mettre en œuvre une logique industrielle de création et de mise en ligne de démarches administratives.
Les critères qui ont motivé le choix de FormPublisher sont entre autres:
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la capacité donnée aux business analysts de créer eux mêmes les formulaires ;
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la souplesse d'intégration des SmartForms générés par FormPublisher dans l'architecture informatique du CTIE ;
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le rapport qualité /coût de la solution ;
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la capacité de la solution à industrialiser les développements ;
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la puissance de l'outil pour créer tout type de formulaire, même les plus complexes.
Contexte d'intégration :
Serveur WebSphere, sécurité TAM (Tivoli Access Manager), signature LuxTrust, ERP SAP.
Les formulaires sont intégrés au guichet unique Luxembourgeois via une architecture SOAP.
